スキャナ保存制度で経理業務を効率化！電子帳簿保存法と改正について
みなさんこんにちは！
やさかんです。
企業のみなさんも個人事業主のみなさんも、
事務作業は順調でしょうか。
事務作業というやつは、
毎日、毎週、毎月、毎年、
定期・不定期にかかわらず、
どんなお仕事にもかかわってくる、
大変で分かりづらく面倒なお仕事ですよね。
そして進め方を確立しても、
法改正などでまるっきりやり方を変えなくてはいけなくなる、
なんてこともあるわけです。
本当に大変な業務だと思います。
以前こちらの私のブログでもご紹介した【インボイス制度】、
これもその一つですよね。
さて、インボイス制度といえば、
最近こちらの単語もCMなどで耳にしませんか？
【電子帳簿保存法】
今回は、電子帳簿保存法について見ていきたいと思います。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を
電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
この法律は1998年から施行されていますが、
2022年1月からは改正された内容が適用されています。
では、この法律のメリットや注意点は何でしょうか？
電子帳簿保存法のメリット
メリットとしては、経理のデジタル化が進むことです。
紙の帳簿や書類を保管する必要がなくなり、
スペースやコストの節約になります。
また、電子データであれば、
検索や分析が容易になり、経営判断に役立ちます。
さらに、電子データをやり取りすることで、取引先との業務効率も向上します。
電子帳簿保存法の注意点は？
注意点としては、電子データの保存方法や期間についてです。
電子データは、原則として10年間保存しなければなりません。
また、保存する際には、データの改ざんや消失を防ぐために、
国税庁が定めた要件を満たす必要があります。
これらの要件に適合するかどうかは、
基本的に専門家に相談されることをおすすめします。
どんな制度？
電子帳簿保存法には、以下の制度があります。
『電子帳簿等保存制度』
税務関係の帳簿書類を電子データで保存する場合に
満たすべき要件を定めた制度です。
その他の電子帳簿と優良な電子帳簿の2種類があります。
●電子帳簿保存制度で満たすべき要件
・真実性の確保
訂正・削除・追加の履歴が分かる
システムの使用やデータの真実性を
担保する措置が含まれます。
・可視性の確保
システム概要に関する書類の備え付けや
見読可能装置の備え付け、検索機能の確保が含まれます。
■その他の電子帳簿
システム関係書類を備え付けることや、
税務職員によるデータのダウンロードの求めに
応じることなどが必要です。
■優良な電子帳簿
その他の電子帳簿の要件に加えて、
記録事項の訂正や削除の履歴を確認できることや、
複数の検索条件で検索できることなどが必要です。
優良な電子帳簿を利用する場合は、
過少申告加算税の特例を受けることができます。
『電子取引制度』
メールやウェブサイトなどで交付・受領した請求書や
領収書などの取引情報を含む電子データを保存する場合に
満たすべき要件を定めた制度です。
●電子取引制度で満たすべき要件
・システム概要に関する書類の備え付け
電子取引に使用するシステムの仕様や
機能を記載した書類を備え付けることが必要です。
・見読可能装置の備え付け
電子データを確認できるように、
ディスプレイやプリンターなどの装置を
備え付けることが必要です。
・検索機能の確保
電子データを効率的に検索できるように、
日付、金額、取引先などの条件を設定できる機能を
備え付けることが必要です。
・データの真実性を担保する措置
電子データが改ざんされていないことを担保するために、
タイムスタンプの付与や訂正削除履歴の確保などの
措置を講じることが必要です。
これらの要件は、
2024年1月1日以降に完全に適用される予定ですが、
2023年12月31日までは一定の猶予期間が設けられています。
その間は、電子データを書面に出力して保存することも可能です。
『スキャナ保存制度』
紙で作成・交付・受領した帳簿書類を
スキャナで読み取って電子データに変換して保存する場合に
満たすべき要件を定めた制度です。
●スキャナ保存制度で満たすべき要件
・真実性の確保
・可視性の確保
・入力期間の確保
国税関係書類の受領等から
最長2か月とおおむね7営業日以内に
データの入力を行うことが必要です。
・タイムスタンプの付与
国税関係書類にタイムスタンプを付与することが必要です。
タイムスタンプは、一般財団法人日本データ通信協会が
認定する業務に係るものでなければなりません。
・検索用の記録項目の設定
取引年月日その他の日付、
取引金額及び取引先に関する記録項目を
設定することが必要です。
2022年1月1日以前は税務署長の事前承認や
適正事務処理要件などが必要でしたが、
電子帳簿保存法の改正により
スキャナ保存制度の利用条件が緩和され不要となりました。
いかがでしたか？
難しいよ！
わかんないよ！
やっと理解したのにまた変わるの！？
と、煩わしく感じる方も少なくないのではないでしょうか。
これらが関係する事務作業を専門にしているならまだしも、
いろいろな業務と並行して、こういった変化に
ついて行かなければいけない方々は、
特に大変な思いをされているかと思います。
ですが、専門外のことまで
自分でやる必要はないのではないでしょうか。
専門的なことは専門家に任せてしっかり完璧に。
自分の得意なことをする時間を削って
不得意なことをしても効率は最悪です。
お金はかかってしまいますが、
その分得意なことでお金を稼ぎ、
スキルを磨き、信用を得ることが、
今後のためにも良き選択かと思います。
それでは、ここまでお読みくださりありがとうございました！
また次回もよろしくお願いいたします。